Não espere mais para transformar a sua empresa. Leia abaixo como começar hoje.
Assinar contratos, fechar negócios, contratar funcionários, emitir notas fiscais são tarefas que todas as empresas conhecem e praticam. Contudo, muitas delas não o fazem da maneira mais eficaz.
Não podemos deixar de reparar que a internet e as redes sociais tornaram possível a aproximação das empresas com o seu consumidor ideal. Estar presente e interagir com sua audiência, conhecendo as suas necessidades e maiores dificuldades ajudará certamente sua empresa na tomada de decisões.
Qualquer empresa pode ser digitalizada, quer seja uma empresa de tecnologia ou um escritório de advogados. A prova disso foi a recente pandemia.
Esta digitalização não significa que as empresas têm obrigatoriamente que aderir ao trabalho remoto. O objetivo é melhorar o tempo e a experiência dos clientes e funcionários em relação ao seu negócio.
Assim, aderir à digitalização e ter a tecnologia certa para o seu negócio pode ser a chave para o sucesso a longo prazo.
Benefícios da digitalização
1. Redução de custos
Uma grande vantagem da digitalização é a redução de custos desnecessários.
As empresas trabalham diariamente com milhares de documentos. Isso significa que precisam de pelo menos uma impressora, tinteiros, muitas folhas de papel, scanners e um local para poder armazenar tudo. Se for preciso fechar muitos negócios, provavelmente também é necessário assinar muitos contratos, o que leva ainda um custo acrescido nas deslocações.
2. Otimização do tempo
Tempo é dinheiro. Contudo, se já trabalhou numa empresa analógica, quanto tempo demorou para encontrar aquele documento importante para conseguir fechar um bom negócio no mesmo dia? O tempo gasto na gestão e localização de documentos físicos impede um funcionário de usar o seu tempo para trabalhar em questões estratégicas para a empresa.
3. Rapidez na troca de informações
A troca de dados e informações tornam os processos mais ágeis. Se você e a sua equipa tiverem acesso ao mesmo documento, cada vez que alguém fizer alguma modificação, toda a equipa é notificada imediatamente. Isto permite que todos estejam cientes da situação e tomem decisões mais rápidas e assertivas.
Do mesmo modo, isso promove uma maior interação entre pessoas localizadas em diferentes escritórios espalhados em território nacional ou internacional. Com um simples acesso à internet, todos os participantes conseguem ter acesso a um mesmo projeto, trocando ideias e entregando resultados de forma mais eficiente.
4. Mais transparência para o consumidor
A digitalização facilita o contacto entre o consumidor e a empresa. Tendo a última uma presença online, pode abrir canais de atendimento em que os clientes podem manifestar a sua opinião ou simplesmente colocar uma dúvida. Após isso, o consumidor é direcionado para o setor que melhor o pode ajudar, agilizando assim o contacto e a solução.
5. Maior facilidade em medir estratégias
As empresas analógicas sentem dificuldade em saber a oportunidade de investir em certos mercados ou campanhas e a avaliar o sucesso dos mesmos. Isto pelos números serem sempre aproximados e oferecem pouca precisão.
Com a digitalização, é possível saber exatamente quantas aberturas seu e-mail teve, quantas visualizações teve a sua campanha, quais são as páginas ou produtos mais vistos no seu site, qual é o maior mercado, entre outros.
Estes dados tornam possível a tomada de decisões mais informadas que trarão lucro para o seu negócio.
Passos simples para começar já a digitalização do seu negócio
O processo de digitalização não tem de ser um bicho de sete cabeças! Veja as nossas dicas para começar:
1. Conheça a realidade do seu negócio. Para isso, procure respostas às seguintes perguntas: Qual é o objetivo principal do meu negócio?, O que você oferece de único para o mercado? Qual é o meu público-alvo/ Quais são os meus clientes ideais?
2. Procure saber o nível de educação digital dos funcionários. Talvez tenha funcionários que não veem a hora de digitalizar completamente a empresa, enquanto outros ficam cada vez mais ansiosos com essa possibilidade.
Nestes casos é importante falar com os funcionários e explicar-lhes o porquê da transformação, como seria implementada e dar a perceber como as diferentes equipas ou departamentos poderiam beneficiar com a digitalização.
3. Escolha a sua presença no digital. Se quer expôr a sua empresa ao maior número de pessoas possível, tem de pensar que plataforma(s) trariam mais visibilidade e clientes para o seu negócio. Por exemplo, se tiver uma pastelaria, talvez poderia criar uma página Instagram com as suas melhores criações ou até um website que permita encomendar alguns dos seus pastéis e fornecer mais informações sobre os seus produtos e localização.
Faça uma pesquisa e tente saber o propósito de cada plataforma digital que existe. Assim, pode escolher aquela que tratá mais visibilidade ao seu negócio e, consequentemente, mais clientes.
4. Defina os recursos humanos e ferramentas que mais podem potenciar o seu negócio. Agora que tem um modelo de negócio bem definido, é mais fácil saber em que recursos vale a pena investir. Se o melhor para o seu negócio é criar um website, então vai necessitar de engenheiros informáticos e designers, por exemplo.
Tal como explicado no primeiro passo, a escolha das suas ferramentas vão depender do principal objetivo da empresa, dos clientes que está a tentar atingir e do seu funcionamento. Mas, de modo geral, existem sempre ferramentas que conseguem ajudar qualquer empresa.
Todas as empresas lidam com documentos diariamente. Nestas instâncias, ter uma ferramenta de gestão de documentos é o ideal.
Existem muitas soluções no mercado, mas como provavelmente terá de assinar contratos (com fornecedores, contratação de novos funcionários, negócios, etc), recomendamos que escolha uma que tenha integrada a funcionalidade de assinatura digital.
Ferramentas de comunicação são essenciais para certificar que as equipas estão todas em sintonia. Podem ser um chat de texto, como o Slack, videoconferência como o Zoom ou e-mail, como o Gmail.
Atualizar, atualizar, atualizar…
A digitalização é um processo constante. O mercado está sempre a sofrer alterações e a evoluir. E a sua empresa deve também fazer o mesmo para se manter relevante. Defina métricas e indicadores para medir o desempenho da sua empresa e desenvolva-a com base neles.
Lembre-se que há sempre espaço para melhoria. No mundo digital em que vivemos, já não há espaço para empresas que se recusam a modernizar os seus processos.
O caminho da digitalização oferece diferentes possibilidades e permite que empresas colham frutos oferecidos pelo mundo tradicional e virtual.
